В течение дня выездной персонал и офисные сотрудники находятся на удалении друг от друга. Чтобы при этом действовать сообща, каждому из них требуется своевременно получать информацию от коллег. Поэтому для компании крайне важно предоставить возможность оперативно обмениваться информацией каждому участнику рабочего процесса:
- мобильному сотруднику - работнику, выполняющему задачи на выезде. Это может быть торговый представитель, сервисный инженер, курьер или даже работник удаленного от офиса склада.
- диспетчеру - офисному сотруднику, координирующему действия выездного персонала. Это может быть как непосредственно диспетчер так и логист или супервайзер.
Так выездной сотрудник сможет передать в офис результаты встречи с клиентом, просигнализировать коллегам о возникших сложностях в работе, уточнить порядок действий в нештатной ситуации и так далее. А диспетчер сообщит мобильному работнику о новых клиентах, которых требуется посетить, проинформирует о появлении дополнительных задач при посещении заказчиков или уведомит об изменении рабочего процесса.
Сообщения можно отправлять в двух режимах:
- Чат между выездным сотрудником и диспетчером
- Рассылка сообщений диспетчером для нескольких выездных сотрудников
Чат с сотрудником
В режиме Чата диспетчер и выездной сотрудник обмениваются сообщениями "один на один". Начать Чат может как диспетчер, так и мобильный работник. При этом диспетчер использует для переписки приложение "Сообщения" в веб-интерфейсе.
А выездной сотрудник - вкладку "Чат" в мобильном приложении X-GPS Трекер.
В режиме Чата удобно обмениваться сообщениями, которые касаются работы конкретного полевого сотрудника. Например, так диспетчер сообщит торговому представителю о новом клиенте, которого нужно посетить, а выездной сотрудник сможет уточнить детали предстоящей встречи: время, адрес, контактное лицо и интересующую тему переговоров.
Рассылка сообщений
Рассылка позволяет диспетчеру одновременно отправить одно и тоже сообщение нескольким выездным сотрудникам. Например, так диспетчер сообщит курьерам о решении руководства обязательно фотографировать упаковку груза при его приемке.
Рассылку сообщений может провести только диспетчер из веб-интерфейса. Для этого он отмечает получателей рассылки в списке и пишет им одно или несколько общих сообщений.
Выездной сотрудник может ответить на сообщение из рассылки на вкладке "Чат" в мобильном приложении X-GPS Трекер.
При этом ответ увидит только диспетчер в отдельном Чате с сотрудником.
Благодаря этому остальные выездные сотрудники не будут отвлекаться на начавшийся диалог и обсуждение пройдет в конструктивном ключе.
Обмен сообщениями между сотрудниками на практике
Чат и рассылка доступны диспетчеру в главном меню, в приложении "Сообщения".
Это позволит диспетчеру переписываться с мобильным персоналом в реальном времени и оперативно переключаться между Чатом и Рассылкой. В результате офисные сотрудники и выездной персонал будут действовать как единый коллектив, решающий общие задачи.